Что такое архивация документов – как это работает?

Как архивировать файлы.
Распаковка архивов

Из этой статьи читатель узнает об эффективном и простом способе уменьшения размера файлов, позволяющем хранить на запоминающих устройствах (флешках, жестких дисках и др.) намного больше файлов без потери или ухудшения их содержания, экономить трафик и время при пересылке их через Интернет и т.д.

Речь пойдет об архивации файлов, а также о предназначенных для этого программах.

Что такое архивация файлов

Архивация – это процесс сжатия файлов с целью уменьшения их размера без потери содержания или какого-либо ухудшения его качества.

Архивация производится путем упаковки файлов в специальные файлы-архивы. Для этого используются программы, называемые программами-архиваторами или просто архиваторами.

Виды архивов

Результатом архивации файла (или файлов) является создание архива – специального файла-контейнера, который содержит в себе заархивированный файл (файлы) в сжатом состоянии.

Существует несколько десятков видов (форматов) архивов, отличающихся друг от друга алгоритмом упаковки и сжатия файлов. Каждый из них имеет свои особенности. Наиболее распространенными форматами архивов являются ZIP, RAR и 7Z. Какому формату отдать предпочтение – не столь важно. Каждый из них хорош. RAR и 7Z отличаются хорошей степенью сжатия, ZIP – легкостью распаковки. ZIP-архив можно создать или распаковать на любом компьютере даже без наличия программы-архиватора. Windows обладает необходимыми для этого “встроенными” средствами.

Архивы мало чем отличаются от остальных файлов. Их также можно копировать, перемещать, удалять, менять названия и т.д. На экране компьютера выглядят они также, как обычные файлы. Узнать, что файл является архивом, можно в первую очередь по его специфическому значку, а также по его расширению (*.zip, *.rar, *.7z и т.д.). О том, что такое расширение файла, читайте здесь.

Для чего архивировать файлы

За счет архивации файлов и папок достигается существенное уменьшение их размера. Если хранить файлы в архивах, можно сэкономить свободное пространство на запоминающем устройстве (жестком диске, флешке или др.).

За счет меньших размеров заархивированные файлы значительно удобнее пересылать через Интернет, экономя, таким образом, интернет-трафик и сокращая время пересылки.

Кроме уменьшения размеров, архивация позволяет упаковывать большое число файлов в один «монолитный» архив. В некоторых случаях это важно. Например, при пересылке значительного количества файлов по электронной почте. Дело в том, что к письму нельзя прикрепить папку с файлами. Можно прикреплять лишь отдельные файлы. Если таких файлов будет несколько десятков или сотен, их прикрепление к письму окажется очень хлопотным делом. Значительно удобнее упаковать их в единый архив и переслать его.

Насколько уменьшается размер файлов при архивации

Все зависит в первую очередь от типа архивируемых файлов.

Лучше всего при архивации сжимаются текстовые файлы. Их размеры могут уменьшиться в 10 и более раз.

Хуже всего дела обстоят с фотографиями, музыкой и видеофайлами. При архивации их размеры уменьшаются не значительно.

Недостатки архивации

Главным недостатком архивации является то, что файл, находящийся в архиве, нельзя открыть и использовать сразу. Перед каждым доступом к такому файлу его необходимо предварительно извлечь из архива. Процесс извлечения, по большому счету, не сложный (см. ниже), но если архив большой, это может занять довольно много времени. Поэтому часто используемые файлы хранить в заархивированном виде не очень удобно.

Этот недостаток в значительной степени перечеркивает преимущества архивирования. В то же время, в случае хранения редко используемых файлов, а также пересылки файлов через Интернет, архивация полностью себя оправдывает.

Как архивировать файлы. Распаковка архивов

Как уже было сказано, создавать и распаковывать архивы формата ZIP компьютер умеет без установки программ-архиваторов, используя «штатные» средства Windows. Для всех остальных форматов архивов понадобится программа-архиватор. Об этом читайте немного ниже.

Сначала давайте научимся работать с ZIP-архивами без архиваторов.

Чтобы создать ZIP-архив без использования программы-архиватора (или если таковой на компьютере не имеется), нужно:

• щелкнуть по архивируемому файлу (папке) правой кнопкой мышки;

• в открывшемся контекстном меню навести указатель мышки на пункт “Отправить”. Откроется дополнительное подменю, в котором нужно выбрать пункт “СжатаяZIP-папка” (см. изображение). ZIP-архив появится рядом с файлом-оригиналом.

Для распаковки ZIP-архива достаточно просто дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мышки.

Программ-архиваторов существует много. Но наиболее популярными архиваторами являются:

Порядок работы с ними следующий.

WinRar

Упаковка файла (папки с файлами)

1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.

2. Откроется контекстное меню, в котором выбрать пункт «Добавить в архив …» (см. рисунок ниже)

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, значит, на компьютере нет программы WinRar. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).

Как установить программу на компьютере читайте здесь.

3. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Имя архива» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в разделе «Формат архива» отметить галочкой его формат (RAR или ZIP). Затем нажать кнопку «ОК». Окно WinRar закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.

1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

2. Откроется окно программы WinRar, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);

3. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать, куда распаковывать содержимое архива (выделить соответствующую папку в проводнике). Можно вообще ничего не выбирать. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».

Упаковка файла (папки с файлами)

1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.

2. Откроется контекстное меню, в котором указатель мышки нужно навести на пункт «7-Zip». Рядом появится дополнительное подменю, в котором выбрать пункт «Добавить к архиву…» (см. рисунок)

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, скорее всего, на компьютере нет программы 7-Zip. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).

Как установить программу на компьютере читайте здесь.

3. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Архив» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в пункте «Формат архива» выбрать соответствующий вариант (7Z, ZIP или TAR). Затем нажать кнопку «ОК». Окно архиватора закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.

1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

2. Откроется окно программы 7-Zip, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);

3. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать путь для распаковки содержимого архива. Можно ничего не менять. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».

Описанные выше навыки архивирования являются базовыми. Каждая и указанных в этой статье программ-архиваторов имеет множество дополнительных возможностей и разнообразных настроек. Поэкспериментировав с ними самостоятельно, пользователь может сделать свою работу максимально удобной в каждом конкретном случае.

Как работает архивация и как заархивировать файл или папку

Архивация файлов на компьютере знакома многим пользователям Windows. Ее азы осваивались еще в то время, когда объем жесткого диска не превышал одного гигабайта и приходилось экономить свободное место. В настоящее время вопрос, как сделать из файлов архив, чаще возникает по другой причине – удобство в перемещении некоторого количества документов в одном файле. Это исключает их потерю и упрощает передачу по сети. Данный материал позволит разобраться с этой функцией и познакомит с программами, в которых она реализована.

Что такое архивация документов

Процесс создания архива предполагает сжатие и объединение нескольких документов в одном файле. Он может иметь различные расширения, распаковываться средствами Windows или специальными программами. После помещения файлов в архив, их нельзя просматривать и редактировать без предварительного извлечения.

Архивация документов используется по нескольким причинам:

  • Уменьшение объема данных. В процессе архивации может дополнительно производиться различной степени сжатие информации. Итоговый объем будет существенно ниже первоначального, что позволяет экономить интернет-трафик и быстрее пересылать данные по сети.
  • Сохранение целостности файлов. Поскольку при архивации все документы собираются в один файл, это исключает потерю части данных при копировании, загрузке в облачное хранилище или прямой передаче через интернет другому пользователю.

  • Скрытие некоторых файлов от антивирусных систем компьютера. Этот вариант применения напрямую связан с цифровым пиратством. Так, чтобы пользователь смог свободно загрузить кряк или таблетку для взлома программы или игры, ее помещают в архив. Антивирус не проверяет его содержимое в процессе скачивания, а потому не срабатывает защита. В дальнейшем, пользователь должен будет на некоторое время отключить защиту, чтобы воспользоваться инструментом взлома.
  • Разделение одного большого файла на несколько томов. Зная, как заархивировать файлы в RAR-архив, получится поделить документ на составные части. Эта функция будет полезна при физическом перемещении данных с одного устройства на другое, путем применения накопителя с ограниченным объемом (например, файл объемом 20 Гб с помощью флешки на 5 Гб).

    Читайте также:  Как зарегистрироваться в вк без номера телефона – 2 метода

  • Защита информации. На создаваемый архив можно добавить защиту по паролю. Доступ к нему сможет получить только пользователь, который будет знать секретную комбинацию.
  • Программное обеспечение для архивации

    Простейшая функция создания ZIP-архива интегрирована в саму операционную систему. К сожалению, она не позволяет задать параметры и служит исключительно для объединения файлов и сжатия их объема.

    Гораздо большим функционалом обладают программы от сторонних разработчиков. Они способны выполнить многочисленные задачи, описанные выше, работают с широким спектром расширений, имеют удобную интеграцию в контекстное меню. Рассмотрим самые популярные и часто используемые:

    • WinRAR – можно сказать прародитель других утилит для архивации данных. Работает с многочисленными форматами, обеспечивает высокую скорость работы и существенное сжатие. Взаимодействуя с программой, легко понять, как архивировать папку с файлами, создать самораспаковывающийся, защищенный паролем или зашифрованный архив, восстановить поврежденный документ. Софт распространяется на платной основе, пробная версия функционирует без ограничений 40 дней.

    7-Zip – популярная альтернатива, пользоваться которой можно бесплатно. Среди поддерживаемых форматов отсутствует «RAR». Программа быстро работает даже на слабых компьютерах, интегрируется в Windows.

    HaoZip – объединяет в себе преимущества двух предыдущих вариантов. Распространяется бесплатно, распознает 49 форматов и обладает практически всеми функциями, что и WinRAR. Среди особенностей выделяется возможность просмотра изображений без необходимости извлечения. Также присутствует опция подсчета контрольной суммы файлов, что особенно важно для установочных пакетов программ и игр.

    Как сжать файлы в ZIP средствами Windows

    Если требуется единоразово объединить документы в один файл или сжать их для пересылки другому пользователю, можно воспользоваться встроенным средством операционной системы. Преимущество здесь одно – нет необходимости устанавливать дополнительный софт. Пользоваться инструментом крайне просто:

    • Открыть папку, где расположены нужные документы.
    • Выделить один или несколько файлов, после чего нажать по ним правой кнопкой мыши.
    • В контекстном меню навести курсор на строку «Отправить», в выпадающем списке выбрать «Сжатая ZIP-папка».

  • Архив появится в той же директории, где расположены исходные документы. Для него сразу можно задать имя или оставить стандартное, которое взято из первого в списке файла.
  • Использование стороннего архиватора

    Теперь опишем принципы работы с более функциональным инструментом на примере самой часто используемой программы – WinRAR. Инструкция, как заархивировать файлы в ZIP или RAR архив:

    • Аналогичным образом выделить документы в проводнике Windows.
    • Нажать по ним ПКМ. Поскольку в систему был установлен WinRAR, то в контекстном меню появится несколько дополнительных строк.
    • Выбрать «Добавить в архив» откроется окно с настройкой параметров. Другие варианты предполагают немедленное создание архива со стандартными значениями или его отправку по email.

  • Вписать название будущего файла.
  • Выбрать формат архива: RAR, ZIP, RAR 5.

  • Установить метод сжатия. Также допускается архивация без сжатия.
  • Ниже можно активировать опцию разделения на тома и установить защиту по паролю.

  • Нажать «ОК» для создания архива.
  • Если требуется извлечь файлы, следует нажать ПКМ по архиву и выбрать опцию «Извлечь файлы…». Откроется окно, в котором указывается директория для распаковки и прочие дополнительные функции. Для ускорения операции можно выбрать пункт «Извлечь в текущую папку».

    Представленная информация поможет разобраться, как сделать ZIP папку встроенными средствами Windows или сторонними программами. Процедура очень проста и выполняется на интуитивном уровне. Принцип работы 7-Zip и HaoZip во многом схож, поэтому проблем в их использовании не возникнет.

    Для чего нужны архиваторы файлов

    Программы архиваторы обладают полезными функциями, о которых не все могут знать. Если вы работаете с большим объемом файлов, и у вас периодически заканчивается место на диске, из этой статьи вы узнаете, как упорядочить несколько документов сразу и при этом освободить некоторое количество бесценной памяти.

    Что такое архиваторы и как они работают

    Архив — это файл, содержащий в себе один или несколько других файлов вместе с их данными. То есть несколько отдельных файлов копируются в один. Для этого используются специальные программы.

    Архиватор файлов — это компьютерная программа, которая объединяет несколько файлов в один архивный файл или серию архивных файлов для упрощения переноса, отправки или хранения. Файловые архиваторы могут использовать сжатие данных без потерь в свои специальные форматы, чтобы уменьшить размер архива. Также эти пакеты программ позволяют распаковывать или извлекать сжатые форматы файлов.

    Самые простые программы просто берут список файлов и последовательно объединяют их содержимое в архивы. Архивные файлы должны хранить метаданные, по крайней мере, название и размер исходных файлов, для корректной распаковки. Более продвинутые архиваторы хранят дополнительные метаданные, такие как оригинальные метки времени, атрибуты файлов или списки доступа.

    Фото: fossbytes.com

    Существуют разные форматы архивов и методы сжатия информации. Три наиболее распространенных типа архивных файлов: ZIP, RAR и 7Z. Они могут различаться размером конечного файла, скоростью сжатия информации, количеством файлов в архиве и т.д. Степень сжатия также зависит от архивируемых файлов. Например, текстовые файлы лучше всего поддаются сжатию, картинки сжимаются хуже, а файлы видео или музыки совсем не сжимаются, так как они уже максимально уплотнены.

    Для чего они нужны

    Сжатие файлов может быть удобно, если у вас мало места на диске или вы хотите поделиться файлами в социальных сетях.

    Архивы также полезны, когда вы хотите отправить несколько файлов кому-то по электронной почте. Вместо того, чтобы прикреплять несколько больших файлов, заархивируйте их в один файл. Архив займет меньше места, его легче прикрепить и отправить по электронной почте и удобнее скачать.

    Форматы архивов ZIP или RAR широко используются разработчиками для упаковки своего программного обеспечения. Вам понадобятся архиваторы для извлечения файлов нужных программ.

    Чтобы дополнительно защитить информацию в архивах, программы предлагают свои ключи шифрования и возможность поставить пароль на архив.

    Функция архивации в Windows 10

    Наиболее популярным форматом для архивирования файлов является .zip, и Windows 10 может автоматически работать с архивами этого типа без необходимости устанавливать сторонние приложения.

    Чтобы заархивировать несколько файлов и папок в ZIP-файл, откройте проводник и выполните следующие действия:

    • Выберите файлы и папки, которые вы хотите заархивировать.
    • Войдите в контекстное меню правой кнопкой мыши.
    • Функция архиватора будет в списке. Выберите «Add to archive…»

    Архив автоматически создается в той же папке, что и выбранные вами файлы и папки. Вы можете редактировать название архива. Если вы хотите сэкономить место на жестком диске, рекомендуется удалить файлы и папки, которые вы поместили в архив, поскольку вы всегда можете извлечь их из архива.

    Сторонние программы архиваторы

    Помимо встроенного инструмента для архивации в Windows 10 можно использовать различное программное обеспечение, которое предлагает более широкий спектр форматов архивации и другие дополнительные функции. Каждая программа поддерживает разные форматы файловых архивов, однако сейчас появляются все более универсальные инструменты.

    Наиболее популярные бесплатные и условно бесплатные программы это 7-zip, WinRAR, WinZip, PeaZip и Hamster Zip Archiver. Они все обладают похожим функционалом и помогут вам удобнее работать с файлами.

    Фото: windowszip.ru

    Что такое архивы и для чего они нужны — простыми и понятными словами

    Доброго времени суток, уважаемые читатели. Представьте, вам нужно передать своему другу пачку файлов. К примеру, штук 10-15. Как он будет их скачивать, потом искать, собирать всю информацию.

    Было бы неплохо, если бы для начала их можно было объединить в одну папку, вот только папки, как мы знаем, передать через интернет невозможно. Ему было бы легче искать ряд документов, относящихся к одному конкретному делу, но как этого добиться. Выход есть.

    Сегодня мы поговорим о том, что такое архивация данных и для чего она нужна. На самом деле, есть множество причин создавать архивы с файлами. Обо всех полезных функциях этого занятия мы с вами сегодня и поговорим.

    Терминология

    Наверняка вы не раз уже натыкались на архивы и даже знаете какая программа помогает с ними работать. Я узнал о существовании этой штуке примерно тогда же, когда у меня появился мой первый компьютер. Признаюсь, я не слишком любознательный и меня совсем недавно заинтересовала тема зачем нужны архивы и архиваторы, раньше я действовал по наитию. Благо ситуация изменилась и теперь я очень часто пользуюсь этой возможностью.

    Читайте также:  Как сбросить пароль на android – 11 способов сброса пароля

    Архив – это что-то вроде контейнера для нескольких файлов, который в конечном итоге сокращает его размер. Сейчас объясню все более подробно.

    Преимущества

    Преимущество архивов заключается в том, что совершенно не важно какого типа и размера документы вы собираетесь запаковать. Они станут единой папкой, которую без проблем можно передать другу через интернет. Вся разница в формате rar, именно он и отвечает за архивы.

    Мой блог создан для новичков и мне не хочется грузить вас лишними терминами. В конце концов, лишь немногие знают как устроена лампочка, но это не мешает нам с вами ее активно использовать. Поэтому, давайте только об основном и важном.

    Даже файл большого размера передастся быстро и не отнимет много сил и времени, если вы используете архив. Было несколько файлов в разных форматах, стал один и в rar. Другу не придется искать все документы, относящиеся к вашему делу по папке «Загрузки». Он просто откроет архив и вуа-ля. Они предстанут его вниманию во всей красе.

    Вам и самому будет намного проще найти на компьютере все документы, относящиеся к диплому, отчету за январь или конкретной статье в блог.

    Если я пользуюсь услугами копирайтеров, то обычно прошу скидывать ТЗ, сам текст и картинки для публикации единым архивом. Это позволяет сократить время на поиски всех нужных файлов, относящихся к конкретной статье.

    Еще одно преимущество архивов – они немного уменьшают конечный размер папки.

    Виды архивов

    Если архив запакован и находится в формате exe, то при его включении он сразу же автоматически и самостоятельно восстановится в виде папки, загрузится в том самом виде, в котором его запаковали на другом компьютере. Это называется самораспаковывающийся архив.

    Если вы хотите передать своему другу объемный сайт или другую внушительную информацию, то ее можно разделить на несколько частей, разложить по флешкам или компакт-дискам и отдать, чтобы тот сам объединил информацию на своем компьютере. Это не займет много времени, а вам не придется искать носитель необходимого размера. Это называется многотомный архив.

    Если у вас есть конфиденциальная информация и вы боитесь, что кто-то сможет случайно на нее наткнуться, то можно поставить пароль на архив. В этом случае, папка откроется только после того, как будет введен секретный код.

    Во всех остальных случаях, для создания самых надежных паролей и их хранения я советую программу Roboform . Она сама создает сложные шифры, состоящие из 13-20 символов, которые невозможно предугадать и хранит их в надежном месте, до которого непросто добраться хакерам, а также эта программа сама автоматически вводит пароли, как только «видит» знакомый сайт или интерфейс, заходите ли вы с мобильного, планшета или другого гаджета. Очень удобно.

    В принципе, вещь стоящая, но, когда дело касается архивов, вам придется самостоятельно записать и запомнить пароль, чтобы избежать нелегального вмешательства в вашу личную информацию с вашего же компьютера.

    Технология

    К сожалению, в операционных системах, типа windows 7 и выше не стоят по умолчанию программы для создания архивов. Вам придется скачать программу. Самая популярная из них – WinRAR и загрузить ее можно с официального сайта win-rar.ru .

    Лицензия стоит 29 долларов для 1 компа, но существует скидочная система при приобретении нескольких утилит. Узнать подробности вы можете все там же, на официальном сайте. Программа переведена на русский и еще множество языков. Ее популярность не знает границ и используется по всему миру.

    После установки она встроится в большинство стандартных функций. К примеру, открываю папку, выделяю несколько файлов и нажимаю правую кнопку мыши. Можно сразу создать архив с именем по умолчанию статьи.rar, а можно выбрать функцию add to archive. С первой опцией все вроде бы понятно, так что выберу вторую.

    Можно самостоятельно задать название (цифра 1), выбрать место, куда сохранится новый архив (цифра 2), подобрать лучший размер (3), а также установить пароль на папку (цифра 4).

    Как вы видите, после запаковки все файлы остаются в том же виде на вашем компьютере, но создается еще и дополнительный архив. В нем хранятся эти же файлы.

    Вы можете открыть его и посмотреть всю информацию.

    Эти простые действия помогут вам увеличить пространство на жестком диске, привести в порядок и организовать работу на компьютере.

    Если вас интересуют и другие методы оптимизации и увеличения собственной продуктивности работы за компьютером, могу посоветовать курс Евгения Попова .

    В нем собраны лучше советы и программы, которые помогут быстрее и качественнее совершать различные действия и быть профессионалом даже в мелочах. Мастерски выполнять работу и юзать самые популярные программы, как это делают специалисты. Что называется, использовать ноутбук на полную мощность.

    Вот в принципе и все. Если вам понравилась эта статья, не забывайте подписываться на рассылку, чтобы узнавать больше интересной информации. До новых встреч и удачи в любых начинаниях.

    Что такое архив, их виды, для чего нужны и работа с ними | Понятие и виды архиваторов

    Пожалуй каждый пользователь компьютера при работе на нём рано или поздно сталкивается с таким типом файлов как “архив” и сразу возникают вопросы: а что это такое архив, зачем они нужны и как с ними работать?

    Архивные файлы действительно изначально не совсем понятны пользователям, столкнувшимся с ними впервые, открываешь этот файл, а в нём ещё ряд файлов, а может быть ещё один архив внутри, а в нём ещё файлы 🙂 и получается что-то вроде матрёшки.

    Для тех, кто ещё не знаком с этими понятиями, в данной заметке хочу прояснить как можно проще для новичков, что же такое архивы, для чего они могут вам понадобится, как работать с такими файлами при помощи программ-архиваторов (распаковывать их и упаковывать), о понятиях архивации и разархивации.

    Потому что файлы этого типа несут определённую полезность и работа с которыми, порой, просто необходима в любой операционной системе.

    Что такое архив?

    Он представляет собой файл, который содержит себе один или несколько других файлов, папок, в сжатом виде, при этом размер файлов в архиве может быть уменьшен за счёт сжатия, а может остаться практически неизменным, что зависит и от типа самих файлов и от программы, которой происходила запаковка в архив.

    Архивные файлы бывают различных типов, например: RAR, ZIP, 7z, TAR, BZ и прочие. Зависит от того, в какой программе был создан архив.

    Теперь выделю для чего они нужны при работе и преимущества их использования:

    Основное причина использования архивов при работе с компьютером – возможность передавать при помощи них сразу несколько файлов как один, например, по почте, когда не удобно передавать их по отдельности или попросту не получается этого сделать.

    Чтобы было понятнее, представьте, что вам нужно передать кому-нибудь 20 книг + какие-нибудь документы из нескольких листов в файлах. Так вот, мы, конечно, можем передавать всё это добро по очереди, по отдельности, но это неудобно и займёт больше времени. А можно ведь просто погрузить всё в коробку, плотно упаковав и передать её нужному человеку.

    Вот в этом примере коробка – это и есть тот самый файл-архив, в который вы сложили другие файлы и передали всё разом, вероятно уменьшив при этом и общий объём, если плотненько упаковали 🙂

    Теперь к реальному примеру: нужно передать человеку по почте или другим способом 100 файлов-документов. Можно каждый прикреплять к письму на почте, можно все их перенести в папку “облака” и дать ссылку на скачивание, а можно быстренько упаковать всё в архив и отправить любым из удобных и подходящих способов.

    Кстати, во втором случае из примера выше (перенести все файлы в папку облака), получатель так или иначе получит эти файлы в виде одного архива, после чего будет распаковывать у себя на компьютере если только не решит каждый файлик загружать по отдельности.

    Потому что при скачивании откуда-либо сразу нескольких файлов, они, как правило, упаковываются в архив, чтобы загружался один файл, а не несколько.

    Дополнительные возможности, такие как: установка пароля, возможность разбить архив на части. То есть вы можете установить пароль на архив и никто не сможете распаковать его и получить доступ к файлам, пока не введёт ваш пароль. Будет доступен лишь просмотр содержимого архива (т.е. будет видно названия файлов и папок, содержащихся в нём).

    Если создаваемый архив планируется большого объёма (веса), то при его создании можно настроить автоматическое его разбиение на тома заданного размера, а при распаковке 1-го из них будут распакованы все остальные как единый архив.

    Читайте также:  Как удалить страницу в вк с телефона – простой способ

    Сжатие файлов. Каждый архив способен сжимать файлы, которые в него упаковываются. Как я выше упомянул, зависит это и от самих файлов, например, лучше все сжимаются текстовые файлики, хуже фото, видео и другие архивы.

    Но также зависит и от программ архиваторов, о чём расскажу ниже.

    Работа с архивами | Понятие архиватора

    Для того чтобы работать с архивами существуют так называемые программы-архиваторы. Они позволяют:

    Упаковать нужные файлы и папки в архив с нужными настройками;

    Распаковать файлы из созданного архива, чтобы работать с ними в привычном виде, в папке.

    Процесс упаковки, то есть создания архива называют архивацией, а обратный процесс (распаковка) – разархивацией.

    Таким образом, архиватор – это программа, позволяющая создавать архивы с нужными настройками, выполнять операции по работе с ними (просмотр и управление их содержимым), а также выполнять их разархивацию.

    Есть множество различных программ-архиваторов, но я выделю 3 самых популярных:

    WinRAR, пожалуй, самый известный и востребованный, умеющий создавать 3 типа архивов (rar, rar4, zip), задавать при множество настроек и разархивировать любые типы архивов.

    Подробнее о нём и о том как с ним работать рассказано здесь »

    7-Zip, не менее популярный, но в отличие от 1-го абсолютно бесплатный и ничего не просит (винрар постоянно напоминает и внесении “пожертвования”), также умеет работать в любыми типами архивов.

    Всё самое нужное о нём рассказано здесь »

    Встроенный в Windows Zip-архиватор, который, собственно, доступен только в системах Windows и не умеет практически ничего кроме создания и распаковки обычных ZIP-архивов. Но для начала, когда ещё нет на компьютере ничего другого, вполне сгодится 🙂

    О том как с ним работать подробно расписано здесь »

    Заключение

    Подведу некоторых краткий итог: архивы – это тип файлов, которые дают нам, пользователям компьютеров и других устройств (на смартфонах, планештах тоже можно работать с ними) некоторые преимущества, например, упаковку многих файлов и папок со сжатием, с установкой пароля и передачу другому человеку через интернет как один файл.

    Для их создания и распаковки мы пользуемся специальным софтом – архиваторами, которых уже имеется очень много видов от разных разработчиков и, как говорится, на любой вкус и цвет.

    Уверен, что необходимость поработать с архивами обязательно касается рано или поздно каждого пользователя, имеющего дело с компьютером, даже обычных офисных работников. Т.е. для работа с этим форматом файлов не только каких-нибудь супер-специалистов и программистов касается 🙂

    На этом всё, надеюсь из этой небольшой заметки вам стало, как минимум, понятнее что такое архивы, для чего они нужны и что используют для работы с ними.

    А если что-то вдруг забыл важное досказать или остались вопросы, напишите, пожалуйста, об этом в комментариях к статье 🙂 Всем обязательно отвечу!

    Сделай репост – выиграй ноутбук!

    Каждого 1 и 15 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

    • Нажми на одну из кнопок соц. сетей
    • Получи персональный купон
    • Выиграй ноутбук LENOVO IdeaPad

    LENOVO IdeaPad Intel Core i5, 8ГБ DDR4, SSD, Windows 10

    Особенности архивирования документов в организации

    Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

    Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

    Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

    Архив организации

    Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

    В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

    • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
    • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
    • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
    • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

    Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

    Архивируют документы поэтапно:

    1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
    2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
    3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
    4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
    5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

    Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

    • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
    • заголовок;
    • число единиц хранения;
    • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
    • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

    «Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

    Архивирование без архива

    Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

    Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

    Прежде всего, рекомендуем изучить:

    • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
    • одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

    В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

    Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

    • срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
    • текущие документы, используемые в работе.

    На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

    Нужно ли привлекать специалистов со стороны

    Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

    • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
    • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
    • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

    Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

    Ссылка на основную публикацию